Şirketin toplam akaryakıt harcamasını bilmek, araçların hangi işe ne kadar kaynak ayırdığını anlamak için her zaman yeterli değildir. Aynı araç sabah satış ziyaretine çıkabilir, öğleden sonra teknik servis ekibini taşıyabilir, ertesi gün başka bir projenin teslimatında kullanılabilir. Ay sonunda yakıt giderinin tamamı tek departmanda görünüyorsa rapor, işin gerçek dağılımını yansıtmayabilir. Bir ekip olduğundan pahalı, başka bir ekip ise olduğundan düşük maliyetli görünebilir.
Yakıt gideri dağıtımı, araçla yapılan işi ilgili departman, şube veya projeyle ilişkilendiren bir yönetim uygulamasıdır. Amaç, şirket içinde sürekli yeni formlar üretmek değil; hangi faaliyetin ne kadar ulaşım kaynağı kullandığını anlaşılır hale getirmektir. Doğru kurulmuş bir yapı, bütçe görüşmelerini kolaylaştırır ve proje teklifleri hazırlanırken geçmiş işlerden yararlanmayı sağlar. Bu yazıdaki yöntemler şirket içi yönetim raporlaması içindir; vergi uygulaması veya muhasebe kaydı hakkında bir değerlendirme içermez.
Toplam yakıt tutarı hangi soruları cevapsız bırakır?
Bir işletmenin aynı ay içinde satış, bakım ve kurulum ekipleri için araç kullandığını düşünelim. Yakıt faturalarının toplamı görülebilir; ancak toplam tutar, hangi müşteriye yapılan ziyaretlerin yoğunlaştığını veya hangi projenin beklenenden fazla saha çalışması gerektirdiğini tek başına açıklamaz. Özellikle ortak araçların bulunduğu şirketlerde, aracın kayıtlı olduğu departman ile aracı fiilen kullanan ekip farklı olabilir.
Bu ayrım yapılmadığında gelecek dönem bütçeleri yanlış bir başlangıç noktasına dayanabilir. Teknik servis departmanı, başka bir projenin yolculuklarını üstlenmiş olmasına rağmen yüksek giderle değerlendirilir. Proje yöneticisi ise kendi işinde kullanılan araçların yakıt maliyetini eksik görür. Harcamaları doğru faaliyetle eşleştirmek, bu tür yanlış yorumları azaltır. Böylece tartışma, toplam tutarın yüksekliğinden çıkıp hangi işin daha fazla kilometre veya araç zamanı gerektirdiğine yönelir.
Önce raporlama düzeyini belirleyin
Yakıt giderlerini dağıtmaya başlamadan önce hangi soruya cevap arandığı belirlenmelidir. Yalnızca departman bütçesini görmek isteyen bir işletme için satış, operasyon ve yönetim ayrımı yeterli olabilir. Birden fazla şubesi olan firmada şube kodu da gerekir. Kurulum, bakım veya saha hizmetini proje bazında yürüten işletmelerde ise proje kodu anlam kazanır. Kullanılmayacak ayrıntıları başlangıçta zorunlu tutmak, kayıt yükünü artırabilir.
Örneğin bir şirket, ilk aşamada yalnızca araç plakası, tarih, departman ve kilometre bilgisini düzenli toplamayı hedefleyebilir. Proje maliyetlerinin ayrıca izlenmesi gerektiğinde bu yapıya proje kodu eklenir. Her alanın bir kullanım amacı bulunmalıdır. Yöneticilerin hiçbir raporda değerlendirmediği bilgileri sürücülerden sürekli istemek yerine, karar vermeyi sağlayan az sayıda alanı doğru doldurmak daha uygulanabilir bir başlangıçtır.
Araç, departman ve proje eşlemesini tarihle birlikte tutun
Sağlam bir dağıtım yapısının başlangıç noktası güncel araç listesidir. Bu listede plaka, aracın bağlı olduğu birim, varsa şube, sorumlu kişi ve atamanın başlangıç tarihi bulunabilir. Proje kodları da herkesin aynı biçimde kullanacağı şekilde tanımlanmalıdır. Aynı proje için bir kayıtta müşteri adı, başka kayıtta kısaltma, üçüncü kayıtta serbest açıklama kullanılması, kayıtları bir araya getirirken sorun yaratır.
Araçların bağlı olduğu birim değiştiğinde eski kayıtların üzerine yeni departman adı yazılmamalıdır. Örneğin ayın ilk yarısında satışta, ikinci yarısında teknik serviste kullanılan aracın geçmiş hareketleri korunmalıdır. Aksi halde güncel araç listesiyle hazırlanan rapor, geçmişteki bütün alımları yeni departmana bağlayabilir. Tarihli eşleştirme, sonradan yapılan görevlendirme değişikliklerinin önceki ayların dağılımını bozmasını önler ve raporun nasıl oluştuğunu açıklamayı kolaylaştırır.
Tek departmanın kullandığı araçlarda doğrudan eşleştirme yapın
Bir araç dönem boyunca yalnızca tek bir departmanın işlerinde kullanılıyorsa yakıt alımlarının o departmanla ilişkilendirilmesi kolaydır. Plaka ile departman arasındaki kayıt, rapor için temel oluşturabilir. Yine de aracın kısa süreli başka bir işe verilmesi, yedek araç olarak kullanılması veya şube değiştirmesi gibi durumlar kontrol edilmelidir. Kâğıt üzerindeki sabit atama, her zaman fiili kullanımı göstermeyebilir.
Yakıt alımı ile yakıt tüketimi arasındaki fark da korunmalıdır. Ayın son gününde doldurulan deponun önemli kısmı sonraki ay kullanılabilir. Bu nedenle alım tarihine göre hazırlanan rapor, o dönemde satın alınan yakıtı gösterir; aynı dönemde tüketilen yakıtı bire bir ölçtüğü varsayılmamalıdır. İşletme ilk aşamada alım esaslı yönetim raporu kullanabilir, ancak bu tercih raporun adında veya açıklamasında açıkça belirtilmelidir.
Ortak araçlarda kilometreye göre paylaştırma nasıl yapılır?
Birden fazla ekip tarafından kullanılan araçlarda, belgelenmiş iş kilometreleri dağıtım için kullanılabilecek ölçülerden biridir. Her görev için başlangıç ve bitiş kilometresi, tarih ve ilgili proje kaydedilir. Dönem sonunda aynı aracın proje bazındaki kilometreleri toplanır. Böylece yakıt alım tutarı, belirlenen dağıtım kuralına göre faaliyetler arasında paylaştırılabilir. Bu yöntem bir maliyet dağıtımı yaklaşımıdır; her projenin gerçek yakıt tüketimini doğrudan ölçmez.
Yöntemin genel ifadesi şöyledir: Projeye ayrılan tutar, dağıtıma alınan araç yakıt tutarının, ilgili proje kilometresi ile dağıtıma dahil toplam kilometre arasındaki oranla çarpılmasıdır. Burada kullanılan tutar ile kilometrelerin aynı araç ve dönem kapsamına ait olması gerekir. Filodaki farklı araçların kilometrelerini tek havuzda toplamak, farklı tüketim özelliklerini gözden kaçırabilir. Bu nedenle hesaplamayı önce araç bazında yapmak, ardından proje toplamlarına ulaşmak daha açıklanabilir bir yapı sağlar.
Tamamen örnek amaçlı bir hesaplama yapalım. Bir aracın aylık yakıt alım tutarı 12.000 TL, dağıtıma dahil belgelenmiş kilometresi 3.000 kilometre olsun. Bunun 1.800 kilometresi A Projesi, 900 kilometresi B Projesi, 300 kilometresi genel şirket işleri için yapılmış olsun. Aynı dönem için alım tutarını kilometre payıyla dağıtan işletmede A Projesine yüzde 60 payla 7.200 TL, B Projesine yüzde 30 payla 3.600 TL, genel işlere yüzde 10 payla 1.200 TL ayrılır. Toplam yeniden 12.000 TL olmalıdır. Bunlar güncel yakıt fiyatına dayanan bir tahmin veya gerçek müşteri verisi değildir.
Kilometre her iş türünü aynı doğrulukla açıklamaz
Kilometre bazlı dağıtımın anlamlı olması, karşılaştırılan yolculukların koşullarına bağlıdır. Aynı araç bir projede yoğun şehir içi trafiğinde, başka bir projede kesintisiz uzun yolda çalışabilir. Taşınan yük, bekleme süresi ve işin niteliği de farklılaşabilir. Bu nedenle kilometre payı, pratik bir dağıtım ölçüsü olsa da her koşulda gerçek tüketim payıyla aynı sonucu vermeyebilir. Raporun bu sınırlaması kullanıcılarına açıklanmalıdır.
Faaliyetler arasında belirgin fark varsa işletme, araçları ve görev türlerini ayrı gruplarda değerlendirebilir. Güvenilir veri mevcutsa görev bazında ölçülen tüketim veya işin niteliğine uygun başka bir ölçü kullanılabilir. Veri bulunmadığında ise hassas görünmesi için gelişigüzel katsayılar üretmekten kaçınılmalıdır. Basit, tutarlı ve sınırları bilinen bir yöntem; dayanağı açıklanamayan ayrıntılı bir hesaplamadan daha kolay yönetilir. Yöntem değişikliği yapılırsa başlangıç tarihi de kayıt altına alınmalıdır.
Genel işleri ve açıklanamayan kayıtları ayrı gösterin
Her kilometrenin bir müşteriye veya projeye bağlanması mümkün olmayabilir. Bakım için servise gidiş, şirket içi evrak teslimi veya ortak operasyon işleri, işletmenin belirlediği genel kullanım grubunda izlenebilir. Bunları rastgele bir projeye eklemek, o projenin maliyetini şişirir. Genel kullanımın kapsamı baştan yazılı olarak tanımlanırsa ekipler benzer işleri aynı biçimde sınıflandırabilir.
Eksik açıklaması bulunan hareketler için de ayrı bir inceleme durumu kullanılmalıdır. Kaydı eksik bir yolculuğu sessizce genel giderlere aktarmak, veri sorununu görünmez hale getirir. Bunun yerine hangi plakanın, hangi tarihteki hareketinin açıklama beklediği gösterilebilir. İlgili ekip bilgiyi tamamladığında dağılım güncellenir. Böylece gerçekten genel işlere ait kullanım ile henüz hangi işe ait olduğu belirlenemeyen kullanım birbirine karışmaz.
Yakıt tutarları ile dağıtım toplamını uzlaştırın
Ay sonu raporu tamamlanmadan önce kaynak yakıt kayıtlarıyla dağıtılmış tutarlar karşılaştırılmalıdır. Aynı işlemin iki kez alınması, iptal edilmiş bir kaydın listede kalması veya dönem filtresinin farklı uygulanması toplamları bozabilir. İşlem numarası mevcutsa benzersizlik kontrolünde kullanılabilir. Aynı gün aynı araç için iki alım görünmesi ise tek başına mükerrer kayıt kanıtı değildir; işlem ayrıntılarına bakılmalıdır.
Raporun tutar tanımı da dönemler boyunca aynı kalmalıdır. Bir raporda indirim öncesi, başka bir raporda indirim sonrası tutar kullanılması karşılaştırmayı bozar. İşletme hangi tutarı dağıtıma esas aldığını açıkça belirlemeli; düzeltme ve indirimleri seçtiği yönteme uygun biçimde işlemelidir. İptal, eksik eşleştirme veya kapsam dışı bırakılan tutarlar varsa toplam farkın nedeni ayrıca gösterilmelidir. Bu açıklamalar, yöneticinin rakama güvenmesini ve gerektiğinde kaynağa ulaşmasını sağlar.
Petrol Ofisi AutoMatic kayıtları bu yapıyı nasıl destekler?
Petrol Ofisi'nin resmi açıklamasına göre AutoMatic, yakıt alımında litre, birim fiyat, ürün cinsi, tarih, saat ve taşıt plakası gibi bilgileri kaydeder. Plakayla ilişkilendirilmiş alım verileri, şirket içi gider dağıtımının kaynak kayıtlarını oluşturmak için kullanılabilir. Petrol Ofisi AutoMatic Taşıt Tanıma Sistemi
Petrol Ofisi ayrıca AutoMatic kapsamında filo gruplandırma, limitlendirme ve yakıt alım raporlarına erişim özelliklerini belirtir. Bunlar, araç bazındaki akaryakıt hareketlerinin düzenli izlenmesini destekler. Ancak bir alımın kayda geçmesi, yakıtın hangi proje için kullanıldığını tek başına belirlemez. Ortak araçların proje dağılımı için işletmenin görev ve kullanım kayıtlarıyla ayrıca eşleştirme yapması gerekir. Petrol Ofisi AutoMatic Filo Yönetimi
Bu nedenle taşıt tanıma sistemi ile şirket içi proje raporlaması birbirini tamamlayan iki katman olarak ele alınmalıdır. İlk katman yakıt alımını araçla ilişkilendirir. İkinci katman aracın hangi işte kullanıldığını açıklar. Kullanılan paket ve mevcut altyapı doğrulanmadan, proje maliyetlerinin kendiliğinden hesaplandığı veya muhasebe programına otomatik aktarıldığı varsayılmamalıdır. Başvuru öncesinde ihtiyaç duyulan rapor alanlarını paylaşmak, kurulacak çalışma düzeninin netleşmesine yardımcı olur.
Küçük bir pilot uygulamayla başlayın
Bütün filoyu aynı anda ayrıntılı bir sisteme geçirmek yerine, birkaç ortak araçla pilot dönem yürütülebilir. İlk olarak araç ve proje listeleri temizlenir, kullanılacak alanlar belirlenir ve gider dağıtım kuralı yazılır. Ardından sorumluların günlük iş akışında bu bilgileri nasıl tamamlayacağı netleştirilir. Kayıt işleminin mümkün olduğunca görevin yapıldığı zamana yakın tutulması, ay sonunda hatırlamaya dayalı açıklama ihtiyacını azaltır.
Pilot dönemin sonunda yalnızca proje tutarlarına bakılmamalıdır. Eksik kayıt sayısı, açıklama bekleyen hareketler, sonradan yapılan düzeltmeler ve raporu hazırlamak için harcanan süre de değerlendirilmelidir. Çok sayıda alan boş kalıyorsa formun karmaşıklığı veya sorumluluk dağılımı gözden geçirilir. Ekipler sistemi düzenli kullanabildiğinde kapsam diğer araçlara genişletilebilir. Böylece raporlama yapısı, şirketin günlük işleyişine uygun biçimde gelişir.
Raporu daha sağlıklı iş kararlarında kullanın
Departman ve proje bazında yakıt gideri dağıtımı, mevcut bütçenin nerede kullanıldığını gösterirken sonraki işler için de bir referans oluşturabilir. Benzer projelerdeki toplam kilometre, ziyaret sayısı ve araç kullanım süresi birlikte incelendiğinde, saha ihtiyacı daha gerçekçi değerlendirilebilir. Ancak tek bir ayın sonucu kalıcı performans hükmüne dönüştürülmemelidir. İş yoğunluğu, müşteri konumu ve projenin aşaması değişmiş olabilir.
İyi bir rapor, rakamın yanına bu değişimi açıklayan kısa notları da koyar. Yeni bir bölgede başlayan proje, tekrar ziyaret gerektiren iş veya geçici araç paylaşımı anlaşılır hale gelir. Elde edilen sonuçlar ekipleri otomatik olarak cezalandırmak için değil, planlamayı iyileştirmek için kullanılmalıdır. Şirketin ulaşmak istediği nokta, her yakıt alımını doğru araca; araç kullanımını da mümkün olduğu ölçüde doğru faaliyete bağlayabilmektir.
Firmanızın araçlarına ait yakıt alımlarını daha düzenli izlemek ve Petrol Ofisi AutoMatic başvuru seçeneklerini değerlendirmek için Energion üzerinden yeni başvuru talebinizi iletebilirsiniz. Başvurular yalnızca firmalara yöneliktir. Mevcut AutoMatic müşterilerinin destek talepleri için kendi müşteri temsilcileriyle iletişime geçmeleri gerekir.