Akaryakıt giderleri, araç filosuna sahip işletmelerin en önemli operasyonel maliyetlerinden biridir. Yakıt fiyatlarında meydana gelen değişimler kadar araçların nasıl kullanıldığı, yakıt alımlarının ne şekilde kontrol edildiği ve tüketim verilerinin düzenli olarak analiz edilip edilmediği de toplam maliyeti doğrudan etkiler.
Bir işletmenin araç sayısı arttıkça yakıt tüketimini manuel yöntemlerle takip etmek zorlaşır. Fişlerin kaybolması, yanlış plakaya düzenlenen faturalar, araç dışı yakıt alımları, gereksiz rölanti süresi, sürücülerin farklı kullanım alışkanlıkları ve kontrolsüz akaryakıt harcamaları küçük ölçekli kayıplar gibi görünse de yıl sonunda ciddi bir bütçeye dönüşebilir.
Filo yakıt maliyetlerini azaltmak yalnızca daha az araç kullanmak veya çalışanlara sürekli tasarruf uyarısı yapmak anlamına gelmez. Asıl amaç; yakıt alımını ölçülebilir, kontrol edilebilir ve raporlanabilir bir sürece dönüştürmektir. Doğru filo yönetimi sayesinde araçların ihtiyaç duyduğu yakıt kesintisiz şekilde sağlanırken gereksiz harcamaların önüne geçilebilir.
Aşağıdaki 10 yöntem, şirketinizin filo yakıt maliyetlerini daha etkili biçimde yönetmesine yardımcı olabilir.
Yakıt maliyetini düşürmenin ilk şartı mevcut tüketimi doğru şekilde ölçmektir. Yalnızca şirketin aylık toplam akaryakıt harcamasına bakmak, hangi aracın verimli hangisinin verimsiz kullanıldığını göstermez.
Her araç için aşağıdaki veriler ayrı ayrı takip edilmelidir:
Araç plakası
Araç tipi ve modeli
Kullanılan yakıt türü
Aylık yapılan kilometre
Toplam yakıt alımı
100 kilometrede ortalama tüketim
Sürücü veya kullanıcı bilgisi
Aracın görev yaptığı rota
Bu bilgiler sayesinde benzer özelliklere sahip araçlar birbiriyle karşılaştırılabilir. Örneğin aynı model ve aynı güzergahta çalışan iki aracın tüketimleri arasında sürekli olarak önemli bir fark bulunuyorsa bunun nedeni sürüş alışkanlığı, lastik basıncı, bakım ihtiyacı, gereksiz rölanti veya rota planlaması olabilir.
Araç bazlı standart oluşturulmadığında yüksek tüketim toplam giderlerin içinde görünmez hale gelir. Düzenli karşılaştırma yapıldığında ise sapmalar erken dönemde tespit edilebilir.
Yakıt Alımlarına Araç ve Gün Bazlı Limitler Tanımlayın
Kontrolsüz yakıt alımlarını önlemenin en etkili yöntemlerinden biri, her araca ihtiyacına uygun limit tanımlamaktır. Bütün araçlara aynı limiti vermek doğru değildir. Şehir içinde kullanılan bir binek araç ile uzun yol yapan ticari aracın yakıt ihtiyacı farklıdır.
Limitler belirlenirken şu kriterler kullanılabilir:
Günlük veya haftalık yakıt tutarı
Tek seferde alınabilecek azami litre
Günlük işlem sayısı
Alınabilecek yakıt türü
Yakıt alınabilecek gün ve saatler
Aracın görev yaptığı bölge
Aylık toplam tüketim sınırı
Petrol Ofisi AutoMatic filo yönetim sisteminde araçların yakıt tüketimleri takip edilebilir ve ihtiyaca göre limitlendirme yapılabilir. Sistem, sürücünün istasyonda nakit veya kredi kartıyla ödeme yapmasına gerek kalmadan yakıt alabilmesini sağlarken işletmeye merkezi kontrol imkânı sunar. Petrol Ofisi’nin AutoMatic hakkında yayımladığı bilgilere göre, yakıt alımları araç bazında takip edilebilir ve filoya ait işlemler tek fatura üzerinden yönetilebilir.
Doğru belirlenen limitler çalışanların işini zorlaştırmaz. Aksine yakıt alım sürecini standartlaştırarak hem sürücüyü hem de işletmeyi korur.
Aynı araç, farklı sürücüler tarafından kullanıldığında farklı miktarda yakıt tüketebilir. Ani hızlanma, sert frenleme, yüksek devirde kullanım ve gereksiz hız, tüketimi artıran temel davranışlardır.
Yakıt tasarrufu sağlamak için sürücülere yalnızca “daha dikkatli kullanın” demek yeterli değildir. Ölçülebilir ve uygulanabilir kurallar belirlenmelidir:
Ani hızlanmalardan kaçınılması
Trafiğin ilerisi takip edilerek gereksiz frenlemenin azaltılması
Uygun vites ve motor devrinin kullanılması
Uzun beklemelerde motorun gereksiz yere çalıştırılmaması
Hız sınırlarına uyulması
Klima kullanımının ihtiyaca göre düzenlenmesi
Araçta gereksiz yük taşınmaması
Sürücü performansı cezalandırma amacıyla değil, verimliliği artırmak için değerlendirilmelidir. En verimli sürücüler belirlenerek kullandıkları yöntemler diğer çalışanlarla paylaşılabilir. Böylece yakıt tasarrufu şirket kültürünün bir parçası haline gelir.
Rölanti Sürelerini Kontrol Altına Alın
Araç hareket etmediği halde motorun çalışmaya devam etmesi doğrudan yakıt kaybıdır. Özellikle dağıtım, servis, saha satış, personel taşımacılığı ve lojistik filolarında rölanti süreleri toplam tüketim üzerinde önemli etki oluşturabilir.
Sürücüler teslimat beklerken, telefon görüşmesi yaparken veya araç içinde dinlenirken motoru açık bırakabilir. Tek bir araç açısından kısa görünen bu süreler filodaki bütün araçlar ve bir yıllık çalışma dönemi üzerinden hesaplandığında ciddi bir maliyete dönüşebilir.
Rölanti tüketimini azaltmak için şirket içi bir standart oluşturulmalıdır. Güvenlik, trafik veya aracın teknik ihtiyacı bulunmadığı sürece uzun süreli beklemelerde motor kapatılmalıdır.
Araç takip sistemi kullanılan filolarda rölanti süreleri raporlanabilir. Belirli araçların sürekli yüksek rölanti süresine sahip olması, rota veya operasyon planlamasında başka bir sorun bulunduğunu da gösterebilir.
Yakıt maliyetini azaltmanın en etkili yollarından biri aracın yaptığı gereksiz kilometreyi azaltmaktır. En ekonomik araç bile yanlış rota üzerinde kullanıldığında gereğinden fazla yakıt harcar.
Rota planlamasında yalnızca iki nokta arasındaki en kısa mesafe dikkate alınmamalıdır. Trafik yoğunluğu, yol çalışmaları, teslimat saatleri, aracın yük durumu, bekleme süresi ve dönüş güzergâhı birlikte değerlendirilmelidir.
Gün içinde aynı bölgeye birden fazla aracın gönderilmesi, teslimatların yanlış sırayla planlanması veya araçların dönüşte boş hareket etmesi toplam kilometreyi artırır. Görevler bölgesel olarak gruplandırıldığında araç sayısı, sürüş süresi ve yakıt tüketimi azaltılabilir.
Düzenli çalışan güzergâhlarda planlanan kilometre ile gerçekleşen kilometre karşılaştırılmalıdır. Sürekli sapma yaşanıyorsa sürücünün güzergâhı, trafik şartları veya görev planı yeniden incelenmelidir.
Bakımı geciktirilen araç yalnızca arıza riski oluşturmaz, aynı zamanda daha fazla yakıt tüketebilir. Kirlenmiş hava filtresi, uygun olmayan motor yağı, aşınmış bujiler, hatalı rot-balans ayarı veya düşük lastik basıncı motorun ve yürüyen aksamın daha fazla enerji harcamasına neden olabilir.
Filo araçları için kilometre ve tarih bazlı bakım takvimi oluşturulmalıdır. Bakım yaklaşırken ilgili araç ve sorumlu personel için hatırlatma sistemi kullanılabilir.
Özellikle şu kontroller ihmal edilmemelidir:
Motor yağı ve yağ filtresi
Hava filtresi
Yakıt filtresi
Lastik basınçları
Rot ve balans ayarı
Fren sistemi
Bujiler ve ateşleme sistemi
Soğutma sistemi
Araç üreticisinin belirlediği bakım programına uyulması, yakıt tüketiminin kontrol altında tutulmasına yardımcı olduğu gibi beklenmedik arızaları ve iş kaybını da azaltır.
Lastik Basınçlarını Düzenli Olarak Ölçün
Düşük lastik basıncı yuvarlanma direncini artırır. Motor, aracı hareket ettirebilmek için daha fazla güç üretmek zorunda kaldığından yakıt tüketimi yükselir. Ayrıca yanlış basınç lastiklerin düzensiz aşınmasına, yol tutuşun bozulmasına ve lastik ömrünün kısalmasına neden olabilir.
Lastik basınçları gözle kontrol edilmemelidir. Düzenli aralıklarla ölçüm yapılmalı ve aracın üretici tarafından belirtilen değerleri esas alınmalıdır. Taşınan yük miktarına göre farklı basınç değeri öneriliyorsa araç bu şartlara uygun hazırlanmalıdır.
Filo yöneticileri lastik kontrolünü sürücünün kişisel tercihine bırakmak yerine standart kontrol listesinin parçası haline getirmelidir. Özellikle uzun yola çıkacak araçlarda lastik basıncı, diş derinliği ve genel lastik durumu kontrol edilmelidir.
Yakıt Alımlarındaki Olağan Dışı İşlemleri Takip Edin
Yakıt tüketimindeki kaçak veya hatalı işlemler her zaman büyük tutarlı tek bir harcama şeklinde ortaya çıkmaz. Küçük fakat tekrarlanan uygunsuz alımlar toplam maliyeti zamanla yükseltebilir.
Aşağıdaki durumlar yakından incelenmelidir:
Aracın depo kapasitesini aşan yakıt alımı
Kısa süre içinde tekrarlanan dolumlar
Aracın çalışmadığı günlerde yapılan işlemler
Görev bölgesi dışında gerçekleşen yakıt alımları
Araca tanımlı olmayan yakıt türünün alınması
Benzer araçlara göre sürekli yüksek tüketim
Kilometre artışıyla uyumlu olmayan yakıt alımı
Bu işlemler her zaman kötü niyet anlamına gelmeyebilir. Veri giriş hatası, cihaz sorunu, bakım ihtiyacı veya operasyon değişikliği de benzer sonuçlara yol açabilir. Önemli olan sapmanın zamanında görülmesi ve nedeninin araştırılmasıdır.
AutoMatic gibi taşıt tanıma çözümleri, yakıt alımlarını kayıtlı araçla ilişkilendirerek manuel ödeme ve fiş toplama sürecinden kaynaklanan kontrol açıklarının azaltılmasına yardımcı olur.
Fatura ve Yakıt Verilerini Tek Merkezde Toplayın
Farklı araçların farklı istasyonlardan yaptığı alımlara ait fişleri tek tek toplamak hem zaman kaybına hem de muhasebe hatalarına neden olabilir. Kaybolan belgeler, geç teslim edilen fişler ve yanlış plakaya işlenen harcamalar işletmenin maliyet analizini zorlaştırır.
Yakıt alımlarının tek merkezde raporlanması sayesinde muhasebe departmanı, filo yöneticisi ve şirket yönetimi aynı veri üzerinden çalışabilir. Böylece aylık harcama, araç bazlı tüketim, alınan yakıt miktarı ve dönemsel değişimler daha kolay incelenir.
Petrol Ofisi AutoMatic, filoya ait yakıt alımlarının tek fatura üzerinden yönetilmesine imkân tanır. Bu yapı, yalnızca belge sayısını azaltmakla kalmaz; araç bazında tüketim kontrolünü ve maliyetlerin ilgili departmanlara dağıtılmasını da kolaylaştırır.
Raporlar yalnızca arşivlenmemeli, karar alma sürecinde kullanılmalıdır. Geçen aya göre tüketimi yükselen araçlar, en fazla kilometre yapan ekipler ve kilometre başına maliyeti artan güzergâhlar düzenli olarak analiz edilmelidir.
TTS, UTTS ve Filo Yönetimini Birlikte Değerlendirin
Taşıt Tanıma Sistemi, Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi ve filo yakıt yönetimi birbiriyle bağlantılı görünse de farklı amaçlara hizmet eder.
TTS olarak bilinen taşıt tanıma çözümleri, aracın istasyonda tanınmasını ve yakıt alımının ilgili plakayla eşleştirilmesini sağlar. Petrol Ofisi AutoMatic bu yapıyı limitlendirme, tüketim takibi, raporlama ve merkezi faturalandırma gibi filo yönetimi özellikleriyle birleştirir.
UTTS ise akaryakıt satışlarında taşıt plakasının otomatik olarak tanımlanmasına ve mali işlemlerin kayıt altına alınmasına yönelik ulusal sistemdir. UTTS kapsamındaki bir araç için yakıt alımının uygun pompadan ve kurallara uygun biçimde gerçekleştirilmesi gerekir. Petrol Ofisi’nin UTTS bilgilendirme sayfasında, sistemin AutoMatic ile birlikte kullanılması durumunda anlık tüketim takibi, filo gruplandırma, limitlendirme ve tek fatura gibi operasyonel avantajlardan yararlanılabileceği belirtilmektedir.
İşletmeler yalnızca yasal veya teknik zorunluluğu yerine getirmeye değil, oluşan yakıt verisini nasıl yöneteceklerine de odaklanmalıdır. UTTS uyumluluğunun AutoMatic gibi bir filo yönetim sistemiyle desteklenmesi, yakıt alımlarının kontrol edilmesini ve raporlanmasını kolaylaştırır.
Filo Yakıt Tasarrufu İçin Aylık Kontrol Listesi
Yakıt maliyetlerini kalıcı olarak azaltmak için aşağıdaki kontroller her ay uygulanabilir:
Araçların toplam ve ortalama tüketimlerini karşılaştırın.
100 kilometrede tüketimi yükselen araçları belirleyin.
Limit aşımı veya olağan dışı dolum yapılan plakaları inceleyin.
Bakım zamanı yaklaşan araçları planlayın.
Lastik kontrollerinin yapıldığını doğrulayın.
Rölanti süresi yüksek araçları tespit edin.
Planlanan ve gerçekleşen kilometreleri karşılaştırın.
Sürücü bazlı tüketim farklılıklarını değerlendirin.
Kullanılmayan araçların limitlerini kapatın.
Yeni eklenen veya filodan çıkarılan araçların sistem kayıtlarını güncelleyin.
Bu kontrol listesinin düzenli uygulanması, yakıt yönetimini yalnızca ay sonunda fatura kontrol edilen bir işlem olmaktan çıkararak sürekli iyileştirilen bir operasyona dönüştürür.
Petrol Ofisi AutoMatic Kimler İçin Uygundur?
Petrol Ofisi AutoMatic yalnızca yüzlerce aracı bulunan büyük filolara yönelik değildir. Bir veya birkaç şirket aracına sahip işletmelerden geniş araç filosu bulunan kuruluşlara kadar farklı büyüklükteki firmalar tarafından kullanılabilir.
Sistem özellikle şu işletmeler için fayda sağlayabilir:
Saha satış ekibi bulunan şirketler
Dağıtım ve lojistik firmaları
Servis ve montaj ekipleri
Personel taşımacılığı yapan işletmeler
Taksi, minibüs ve ticari araç filoları
İnşaat ve şantiye araçları bulunan firmalar
Birden fazla şehirde faaliyet gösteren şirketler
Kiralık veya şirket adına kayıtlı araç kullanan işletmeler
Petrol Ofisi’nin resmî sıkça sorulan sorular bölümünde AutoMatic sistemine eklenebilecek araç sayısında üst sınır bulunmadığı ve üyelik ile araç ekipmanı için başvuru aşamasında ücret alınmadığı belirtilmektedir. Başvurunun kabulü, sözleşme şartları ve işletmeye sunulacak ticari koşullar ayrıca değerlendirilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Filo yakıt maliyeti nasıl hesaplanır?
Filo yakıt maliyeti yalnızca aylık akaryakıt faturasından oluşmaz. Toplam harcama, tüketilen litre, yapılan kilometre, araçların bakım durumu, rota verimliliği ve operasyon kayıpları birlikte değerlendirilmelidir. En kullanışlı göstergelerden biri araç başına kilometre maliyetidir. Dönem içindeki toplam yakıt harcaması, aynı dönemde yapılan kilometreye bölünerek karşılaştırılabilir bir değer elde edilebilir.
Her araca aynı yakıt limiti verilebilir mi?
Teknik olarak verilebilir ancak verimli bir yöntem değildir. Araç tipi, depo kapasitesi, günlük kilometre, görev bölgesi ve kullanım amacı dikkate alınarak farklı limitler belirlenmelidir.
AutoMatic ile sürücünün ödeme yapması gerekir mi?
Kayıtlı araç, uygun Petrol Ofisi istasyonunda sistem üzerinden yakıt aldığında sürücünün istasyonda nakit veya banka kartıyla ödeme yapmasına gerek kalmaz. İşlem şirketin belirlediği ödeme ve faturalandırma modeline göre kaydedilir.
AutoMatic ve UTTS aynı sistem midir?
Hayır. UTTS, taşıt plakasının akaryakıt alımı sırasında otomatik tanımlanmasına yönelik ulusal altyapıdır. AutoMatic ise işletmelerin yakıt alımlarını limitlendirme, takip etme, raporlama ve merkezi olarak yönetmesine yardımcı olan Petrol Ofisi filo yönetim çözümüdür. Uygun araçlarda iki yapı birlikte kullanılabilir.
Yakıt tüketimindeki artış nasıl fark edilir?
Her aracın litre, kilometre ve 100 kilometrede ortalama tüketim değerleri aylık olarak karşılaştırılmalıdır. Benzer araçlar arasındaki farklar ve bir aracın kendi geçmiş ortalamasından sapması, olası bir soruna işaret edebilir.
SONUÇ: ÖLÇÜLMEYEN YAKIT MALİYETİ YÖNETİLEMEZ
Filo yakıt maliyetlerini azaltmak için tek bir önlem yeterli değildir. Sürücü alışkanlıkları, araç bakımı, rota planlaması, rölanti süreleri, lastik basınçları, yakıt limitleri ve harcama raporları birlikte değerlendirilmelidir.
Başarılı bir filo yönetiminin temelinde doğru veri bulunur. Hangi aracın ne zaman, nerede ve ne kadar yakıt aldığını bilmeden sağlıklı maliyet kontrolü yapılamaz. Petrol Ofisi AutoMatic, yakıt alımlarını araç bazında takip edilebilir hale getirerek limitlendirme, raporlama ve tek fatura avantajlarıyla işletmelerin operasyonunu kolaylaştırır.
Şirket araçlarınızın yakıt tüketimini kontrol altına almak, akaryakıt işlemlerini tek merkezden yönetmek ve filonuza özel avantajlardan yararlanmak için Energion Enerji üzerinden yeni AutoMatic başvurunuzu oluşturabilirsiniz.